Автоматизація обліку
Комп’ютерна форма обліку є однією із форм ведення обліку будь-яким суб’єктом господарської діяльності в тому числі і фермерським господарством.
Сьогодні важко собі уявити підприємство без комп’ютера. А щоб він працював, необхідне так зване програмне забезпечення, або комп’ютерні програми. Доцільно зауважити, що вони повинні бути ліцензійними.
Комп’ютерні програми за ступенем універсальності можна умовно розділити на системні і прикладні. Серед системних програм основне місце посідають операційні системи (наприклад Windows, DOS, Linux тощо) - програми, що завантажуються при увімкненні комп’ютера та здійснюють управління комп’ютером та його ресурсами.
Прикладні комп’ютерні програми - це будь-які програми, що вирішують якесь практичне завдання. Серед них у свою чергу виділяють:
• програми загального призначення (скажімо текстовий редактор Word, редактор електронних таблиць Excel);
• спеціалізовані програми, які виконують конкретні завдання, перш за все бухгалтерські. В сучасних умовах ринок пропонує різноманітні програмні продукти: Бест, Парус, Акцент, 1С: Бухгалтерія та інші. Вони, як правило, орієнтовані на певний напрям господарської діяльності, її масштабність.
Якщо фермерське господарство невелике за чисельністю працівників і обсягами виробничої діяльності і в ручному режимі вело облік за простою формою, то за допомогою комп’ютера найдоцільніше підготувати Журнал обліку господарських операцій у формі електронної таблиці Excel. Для підрахунків по горизонталі і по вертикалі - суми обігу, сальдо на рахунках, необхідно використати формули для їх визначення:
• для активного рахунку: сальдо початкове + обіг по дебету - обіг по кредиту і при позитивному значенні отримаємо кінцеве сальдо по дебету;
• для пасивного рахунку: сальдо початкове (кредитове) + обіг по кредиту - обіг по дебету і отримаємо, при позитивному значенні, кінцеве сальдо по кредиту;
Право вибору спеціалізованих програм належить власнику господарства. Програма 1С: Бухгалтерія є універсальною, а Бест і Акцент орієнтовано на малі підприємства і в більшості випадків на вид діяльності торгівля, послуги. В той же час кожен програмний продукт може бути адаптованим до виробничої діяльності. В будь- якому випадку користування програмним продуктом для ведення обліку є стандартним. Налаштування таких програм обов’язково повинен виконувати фахівець, проте вони все більше орієнтовані на кінцевого користувача і надають йому все більше можливостей під час роботи.
Технологія роботи з програмою, починаючи від її запуску і аж до створення системи звітів і дій в звітних ситуаціях завжди додається до програми. Користувач програми повинен чітко знати які задачі може виконувати. Сучасні програми мають путівник по конфігурації, вікно якого може з’явитися після завантаження програми (залежно від налаштувань).
Путівник по конфігурації є стислою довідкою про головні розділи типової конфігурації програми. Він допоможе освоїти роботу з типовою конфігурацією стосовно конкретних розділів обліку.
Для ефективної роботи бухгалтерської програми користувач має змогу вводити, редагувати і зберігати довідкову інформацію. Довідкова інформація може бути різною Деякі дані змінюються зрідка (назва господарства, ставка ПДВ, ідентифікаційний код тощо). Їх можна вважати константами. Однак деколи все ж може виникнути потреба модифікувати їх, тому користувач має доступ до їхнього редагування. Іншу довідкову інформацію постійно поповнюють. План рахунків бухгалтерського обліку за структурою подібний до довідника, однак часті модифікації в ньому не припустимі. Для коректної роботи програми потрібно задати такі значення констант, які використовують для обліку фермерські господарства.
Отже, перш ніж розпочати роботу з програмою потрібно переглянути весь список констант і налаштувати їх значення для обліку у конкретному господарстві.
Враховуючи специфіку господарства довідники в типовій конфігурації, їх призначення і спосіб використання можуть бути такими: необоротні активи, номенклатура, складові продукції, партії ТМЦ, одиниці виміру, валюта, контрагенти, грошові рахунки, постачальники, податки і відрахування, види діяльності тощо.
Після завершення створення банку даних, тобто складання списку констант та елементів довідників можна приступати до виконання бухгалтерських операцій (введення документів, виконання проведень та ін.). У бухгалтерському обліку все зводиться до виконання бухгалтерських проведень. Усі проведення, які формує програма збираються в Журналі проведень. Кожне проведення в Журналі має обов’язкові реквізити: дата, номер, дебет і кредит рахунків тощо. Кожна господарська операція може містити одне або декілька бухгалтерських проведень, їх можна вводити вручну чи автоматично.
Для перегляду введених операцій і роботи з ними призначений Журнал операцій.
Кінцевою метою бухгалтерського обліку є отримання узагальненої інформації у вигляді звітів. Саме це й забезпечує обрана комп’ютерна програма для ведення бухгалтерського обліку.