Автоматизація обліку

Комп’ютерна форма обліку є однією із форм ведення обліку будь-яким суб’єктом господарської діяльності в тому числі і фер­мерським господарством.

Сьогодні важко собі уявити підприємство без комп’ютера. А щоб він працював, необхідне так зване програмне забезпечення, або комп’ютерні програми. Доцільно зауважити, що вони повинні бути ліцензійними.

Комп’ютерні програми за ступенем універсальності можна умов­но розділити на системні і прикладні. Серед системних програм основне місце посідають операційні системи (наприклад Windows, DOS, Linux тощо) - програми, що завантажуються при увімкненні комп’ютера та здійснюють управління комп’ютером та його ресур­сами.

Прикладні комп’ютерні програми - це будь-які програми, що вирішують якесь практичне завдання. Серед них у свою чергу ви­діляють:

• програми загального призначення (скажімо текстовий редактор Word, редактор електронних таблиць Excel);

• спеціалізовані програми, які виконують конкретні завдання, перш за все бухгалтерські. В сучасних умовах ринок пропонує різноманітні програмні продукти: Бест, Парус, Акцент, 1С: Бух­галтерія та інші. Вони, як правило, орієнтовані на певний на­прям господарської діяльності, її масштабність.

Якщо фермерське господарство невелике за чисельністю пра­цівників і обсягами виробничої діяльності і в ручному режимі вело облік за простою формою, то за допомогою комп’ютера найдоціль­ніше підготувати Журнал обліку господарських операцій у фор­мі електронної таблиці Excel. Для підрахунків по горизонталі і по вертикалі - суми обігу, сальдо на рахунках, необхідно використати формули для їх визначення:

• для активного рахунку: сальдо початкове + обіг по дебету - обіг по кредиту і при позитивному значенні отримаємо кінцеве саль­до по дебету;

• для пасивного рахунку: сальдо початкове (кредитове) + обіг по кредиту - обіг по дебету і отримаємо, при позитивному значен­ні, кінцеве сальдо по кредиту;

Право вибору спеціалізованих програм належить власнику господарства. Програма 1С: Бухгалтерія є універсальною, а Бест і Акцент орієнтовано на малі підприємства і в більшості випадків на вид діяльності торгівля, послуги. В той же час кожен програмний продукт може бути адаптованим до виробничої діяльності. В будь- якому випадку користування програмним продуктом для ведення обліку є стандартним. Налаштування таких програм обов’язково повинен виконувати фахівець, проте вони все більше орієнтовані на кінцевого користувача і надають йому все більше можливостей під час роботи.

Технологія роботи з програмою, починаючи від її запуску і аж до створення системи звітів і дій в звітних ситуаціях завжди дода­ється до програми. Користувач програми повинен чітко знати які задачі може виконувати. Сучасні програми мають путівник по кон­фігурації, вікно якого може з’явитися після завантаження програми (залежно від налаштувань).

Путівник по конфігурації є стислою довідкою про головні роз­діли типової конфігурації програми. Він допоможе освоїти роботу з типовою конфігурацією стосовно конкретних розділів обліку.

Для ефективної роботи бухгалтерської програми користувач має змогу вводити, редагувати і зберігати довідкову інформацію. Довід­кова інформація може бути різною Деякі дані змінюються зрідка (назва господарства, ставка ПДВ, ідентифікаційний код тощо). Їх можна вважати константами. Однак деколи все ж може виникнути потреба модифікувати їх, тому користувач має доступ до їхнього ре­дагування. Іншу довідкову інформацію постійно поповнюють. План рахунків бухгалтерського обліку за структурою подібний до довід­ника, однак часті модифікації в ньому не припустимі. Для коректної роботи програми потрібно задати такі значення констант, які вико­ристовують для обліку фермерські господарства.

Отже, перш ніж розпочати роботу з програмою потрібно пере­глянути весь список констант і налаштувати їх значення для обліку у конкретному господарстві.

Враховуючи специфіку господарства довідники в типовій конфі­гурації, їх призначення і спосіб використання можуть бути такими: необоротні активи, номенклатура, складові продукції, партії ТМЦ, одиниці виміру, валюта, контрагенти, грошові рахунки, постачаль­ники, податки і відрахування, види діяльності тощо.

Після завершення створення банку даних, тобто складання списку констант та елементів довідників можна приступати до ви­конання бухгалтерських операцій (введення документів, виконання проведень та ін.). У бухгалтерському обліку все зводиться до вико­нання бухгалтерських проведень. Усі проведення, які формує про­грама збираються в Журналі проведень. Кожне проведення в Жур­налі має обов’язкові реквізити: дата, номер, дебет і кредит рахунків тощо. Кожна господарська операція може містити одне або декілька бухгалтерських проведень, їх можна вводити вручну чи автоматич­но.

Для перегляду введених операцій і роботи з ними призначений Журнал операцій.

Кінцевою метою бухгалтерського обліку є отримання узагаль­неної інформації у вигляді звітів. Саме це й забезпечує обрана комп’ютерна програма для ведення бухгалтерського обліку.