Концепція системи комунікацій еколого-економічного управління підприємством

Глобальні екологічні проблеми, вирішення яких стосується світової спільноти, змушують змінювати не лише тип господарю­вання, а й світогляд. Сучасне виробництво, намагаючись відпові­дати екологічним цілям сьогодення, впроваджує нові досягнення науки та техніки стосовно охорони та збереження довкілля. Змі­нюється й управління промисловими підприємствами через удо-

Сконалення його інструментів, до яких відносять комунікації то­що. Складність та багатогранність поняття «комунікація», різно­маніття її видів, типів та форм реалізації вимагають побудови системи, завдяки якій забезпечується отримання, рух та обробка інформації, що впливає на всі бізнес-процеси підприємства.

Різні питання комунікаційних взаємодій, орієнтування кому­нікацій підприємства на екологічне управління та його інформа­ційного забезпечення розглядали у своїх працях Т. Ю. Анопчен - ко [26], Е. Я. Басін [5], В. М. Бебик [6], Н. Вінер [60], Л. С. Вина - рик [22], Б. Кверк [24], М. Мескон [56], Т. М. Орлова [37], І. Н. Ро- зіна [34], К. Шеннон [36] та багато ін. Багатосторонні досліджен­ня еколого-економічного управління висвітлюються у працях І. О. Александрова [4], Г. О. Білявського, Ю. М. Саталкіна,

В. Я. Шевчука [66], О. О. Веклич [12], О. В. Половяна, О. В. Родіо - нова, О. Б. Балакай [68], A. A. Садєкова [55] та багатьох ін. Проте в науковій літературі недостатньо уваги приділяється системному підходу до формування та реалізації комунікацій підприємства. У зв’язку з цим метою дослідження є формування концепції систе­ми комунікацій еколого-економічного управління підприємством.

Поняття «комунікація» має декілька значень, саме повідом­лення та передавання. Повідомлення розуміють як образ інфор­мації (інформаційне повідомлення). Передавання означає взає­модію, обмін, рух. Комунікація також є засобом зв’язку будь-яких об’єктів, тобто, формує структуру системи. У широкому сенсі мож­на виділити два основні напрями використання терміна: як ма­теріальні комунікації (дороги, шляхи, сполучення) [17, 35] та як інформаційні комунікації (спілкування) [5, 6, 34, 55]. Слід зазна­чити, що ці напрями мають спільні ознаки — наявність зв’язку та рух, причому специфіка комунікації визначається специфікою її каналів зв’язку та відповідно характером руху інформації по них.

Оскільки досліджуване поняття «система комунікацій» стосу­ється управління, то далі дефініція «комунікація» буде розгляда­тися як прямий та зворотній рух потоків інформації між всіма зацікавленими сторонами по чітко встановлених каналах зв’язку.

Якщо мова йде про організаційні комунікації, то вживається термін «система комунікацій» (СК). Під системою слід розуміти сукупність об’єктів та відносин між ними, що формують єдине ці­ле та мають стійкі зв’язки [22]. У той же час, Т. Ю. Анопченко ви­значає СК як сукупність інформаційних каналів, що дозволяють передавати дані ділового, інтелектуального та емоціонального

Змісту в організації між її співробітниками [26]. Б. Кверк розгля­дає СК як інструмент, завдяки якому організація може задіяти інтелектуальні та творчі здібності співробітників для створення благ [24]. Проте, оскільки організація є відкритою системою, то можна стверджувати, що визначення є неповними, оскільки не враховуються комунікаційні відносини організації з її зовнішнім середовищем: державними органами влади, споживачами, поста­чальниками та ін. Більш загальним є визначення Т. М. Орлової, яка характеризує СК як систему обміну інформацією, знаннями та інтелектуальною власністю у процесі формування та розвитку економічних систем [37].

Отже, система комунікацій має упорядковувати всі потоки ін­формації, які рухаються в організації (внутрішні комунікації під­приємства) й між організацією та зовнішнім середовищем (зовні­шні комунікації підприємства) таким чином, щоб всі зацікавлені сторони отримували актуальні й достовірні дані своєчасно й у по­вному обсязі.

У свою чергу, під екологічним управлінням (ЕУ) слід розуміти системну складову загальної системи управління, що має на меті здійснення екологічної політики й досягнення екологічних цілей [66]. Згідно з О. О. Веклич під ЕУ слід розуміти поетапний процес розроблення й реалізації стратегічних і тактичних рішень, спря­мованих на раціональне використання та охорону навколишнього природного середовища на організаційних, економічних і право­вих засадах [12]. Так, ЕУ є діяльністю державних органів та еко­номічних суб’єктів, яка спрямована на виконання природоохо­ронного законодавства, розроблення, а також реалізацію відпові­дних цілей, проектів, програм, а еколого_економічне управління є добровільною, ініціативною та результативною частиною загаль­ної системи управління промисловим підприємством, яка орієн­тована на реалізацію його власних екологічних цілей та проектів, розроблених на підставі принципів екологічної ефективності й екологічної безпеки [68].

Оскільки підприємство є складною та організованою системою, то й для оптимізації його діяльності, а саме для організування ефективної реалізації комунікацій слід застосовувати системний аналіз, який є сукупністю наукових методів і практичних прийо­мів вирішення різноманітних завдань на основі системного під­ходу. В основу методології системного аналізу покладено аналіз

Слабкої сторони та визначення завдання, розроблення її вирі­шення й удосконалення або загальна зміна системи [36].

Виявлення слабкої сторони здійснюється шляхом ідентифіка­ції симптомів, що визначають невідповідність системи призна­ченню або недостатній її ефективності. Симптоми, що проявля­ються систематично, утворюють тенденцію. Ідентифікація симп­томів проводиться шляхом виміру й аналізу різних показників системи, нормальне значення яких відомі. Відхилення показника від норми і є симптомом. Вирішення завдання полягає у ліквіда­ції розходжень між існуючим і необхідним станом системи. Лікві­дація розходжень може проводитися або шляхом удосконалення системи, або шляхом її заміни на нову. Рішення про вдоскона­лення або заміну системи приймається з урахуванням таких по­ложень [56]. Якщо напрям удосконалення забезпечує істотне збі­льшення життєвого циклу системи й витрати не порівняно малі стосовно вартості розроблення системи, то рішення про її вдоско­налення виправдано. В іншому випадку варто розглядати питан­ня про її заміну.

Отже, слід розпочати з аналізу питань, з якими можуть зітк­нутися підприємства при реалізації комунікаційних взаємодій. Оскільки будь-яке підприємство, незалежно від його розміру та виду діяльності, здійснює внутрішні та зовнішні комунікації, то­му й недоліки можна розділити на дві групи залежно від виду комунікацій.

Питання про здійснення зовнішніх комунікацій можуть бути пов’язані із зміною зовнішнього середовища підприємства. На­приклад, із несумлінною діяльністю постачальників, партнерів та конкурентів, із зміною законодавчої бази країни, нестандартною поведінкою споживачів та ін. Ці проблеми передусім стосуються планування, організування, мотивування та контролю маркетин­гових комунікацій підприємства та можуть бути такими:

- відсутність чіткої системи маркетингових комунікацій під­приємства (наприклад, безсистемне та непостійне ведення кому­нікаційного процесу із цільовими аудиторіями, внаслідок чого настає її зменшення, а отже, й зменшення прибутків);

- несвоєчасне укладання угод із партнерами, постачальни­ками та оптовими споживачами, що може призвести до збоїв у постачанні, псуванню й припиненню стосунків, що, у свою чергу, позначається на всіх сферах діяльності підприємства й становить фінансову загрозу його існуванню;

- нечіткі комунікаційні взаємодії в екстрених ситуаціях (на­приклад, замовчування факту викидів виробництвом шкідливих речовин у навколишнє природне середовище, внаслідок чого, піс­ля викриття цього факту, псуються стосунки підприємства із кон­трагентами, що, у свою чергу, призводить до зменшення прибут­ків);

- порушення регламенту надання звітності до державних установ, що може призвести до накладання та стягування штра­фів з підприємства, й внаслідок цього — до додаткового фінансово­го навантаження.

До внутрішніх комунікаційних недоліків можна віднести такі:

- погано організовані виробничі комунікації, що може приз­вести до збоїв у процесі виробництва, зриву поставок, невиконан­ня умов договорів, а отже, й до додаткових фінансових втрат;

- загострення конфліктів при здійсненні неформальних ко­мунікацій між співробітниками, що може призвести до збільшен­ня плинності кадрів, що, у свою чергу, позначається на ефектив­ності підприємства;

- слабку формалізацію вертикальних комунікацій, а саме: нерегламентований документообіг; дублювання функцій; супере­чності в наказах та вказівках; хаотичність бізнес-процесів та ін., що також знижує ефективність діяльності підприємства.

Для усунення вищезазначених недоліків створюється система, перед побудовою якої слід проводити системний аналіз, основни­ми компонентами якого є формулювання цілей; виявлення аль­тернативи або варіантів побудови нової чи вдосконалення старої системи; забезпечення ресурсною базою; встановлення критеріїв або показників, що дозволяють порівнювати різні альтернативи та вибору оптимальної; розроблення моделі, що позв'язує між со­бою цілі, альтернативи, ресурси й критерії відповідності з показ­никами.

Також слід зазначити, що спільними для двох груп недоліків є слабкі канали зв’язку або їх відсутність, відсутність зворотнього зв’язку, основною причиною яких є недосконала організаційна структура підприємства, відсутність загальної комунікаційної по­літики підприємства.

Для вирішення виділених питань слід визначити завдання, які постають перед підприємством. За такі виділено формування та реалізацію комунікаційної політики підприємства, упорядку­вання бізнес-процесів, стандартизацію комунікаційних взаємодій,

Здійснення екологічно спрямованих комунікацій, здійснення ко­мунікацій у кризових екологічних ситуаціях, врегулювання пи­тань, пов'язаних з безпекою продукції, врегулювання фінансових конфліктів між акціонерами та ін.

Формування цілей повинне відбуватися згідно з загальною комунікаційною політикою підприємства, що також необхідно ві­дображати у концепції системи комунікацій підприємства. Кому­нікаційна політика містить у собі визначення цілей комунікації, канали її руху, ретельний аналіз змісту поширеної по різних ау­диторіях інформації, планування зворотного зв'язку.

Комунікаційна політика виникає насамперед як відповідь на реальні проблеми й питання організацій. Існує алгоритм вирі­шення комунікаційних питань на підприємствах [60]. У першу чергу потрібно детально описати проблему. Необхідно дослідити моделі мислення цільових аудиторій. Провести глибоке дослі­дження щодо цілей діяльності, цінностей та стратегії поведінки цільових аудиторій, ключових програм їх поведінки, підкорюю - чись яким представники цільових аудиторій приймають ті або інші рішення. Після цього стає можливим побудова комунікацій­ної політики підприємства, яка враховуватиме та опиратиметься на реальні потреби підприємства.

Для успішної реалізації комунікаційної політики на підприєм­стві необхідно сформувати спеціалізований підрозділ, що включає аналітико-прогностичну прес-групу й групу зі зв'язків із громад­ськістю. Такий структурований підрозділ дозволить підприємству отримати можливість для своєчасного виявлення й рішення ко­мунікаційних проблем; управляти вихідною з організації інфор­мацією; більш чітко формувати цілі комунікації, орієнтуючись на цільові аудиторії; забезпечити високий рівень організування та якості зворотного зв'язку, що, у свою чергу, підвищить ефектив­ність комунікацій.

Отже, заради ефективної реалізації комунікаційних взаємодій необхідним є удосконалення організаційної структури. Процес удосконалення організаційної структури складається з трьох ета­пів, на кожному з яких виконується ряд робіт з діагностики стану організаційної структури, розроблення заходів щодо її вдоскона­лення та здійснення необхідних змін.

При ініціюванні процесу реорганізації спочатку необхідно ви­явити слабкі сторони. Для цього використовуються такі інструме­нти:

1) аналіз організаційної структури й штатного розкладу, у хо­ді якого досліджується раціональність існуючої схеми управління й штатний склад компанії;

2) дослідження організаційно-функціональної діяльності, ре­зультатом якого стають висновки про раціональність розподілу функцій у підрозділах і між співробітниками. При цьому, як пра­вило, аналізуються положення про підрозділи, посадові інструкції та ін. документація;

3) оцінка персоналу, що передбачає аналіз ключових обов’язків працівників та їх відповідність встановленим вимогам.

Завданням розроблення нової організаційної структури є ство­рення моделі цільового стану організації, що була б найбільш адекватна новим умовам функціонування. Цільовий стан оргст - руктури знаходить своє відображення в проектах організаційної структури, штатного розкладу, організаційно-функціональної мо­делі, плані проведення змін, переліку регламентуючих докумен­тів, які необхідно розробити або змінити з урахуванням впрова­дження нової оргструктури [7].

Зміни організаційної структури підприємства повинні істотно вплинути на реалізацію комунікаційного процесу. Існує безліч видів моделей комунікаційного процесу, які різняться за термі­нологією й кількістю елементів.

Класична модель комунікації була розроблена американським математиком К. Шенноном наприкінці 40-х рр. ХХ ст. Вона скла­далася з п'яти елементів (джерела інформації, передавача, кана­лу передачі, приймача та декодувальника), розташованих у лі­нійній послідовності (лінійна модель) [3].

За М. Месконом, під комунікаційним процесом слід розуміти обмін інформацією між двома або більше людьми. Основна мета комунікаційного процесу полягає у забезпеченні розуміння інфо­рмації, що є предметом спілкування, тобто повідомлення [31]. Однак сам факт обміну інформацією не гарантує досягнення ефе­ктивності спілкування людей, що брали участь у цьому процесі. Тому обґрунтованим й необхідним є наявність зворотнього зв’язку, ідея впровадження якого належить Н. Вінеру [13].

Під зворотнім зв'язком слід розуміти реакцію на повідомлення. Інформація (у вербальному або невербальному оформленні) від­силається назад відправникові, свідчить про міру розуміння, до­віри до повідомлення, його засвоєння. За наявності зворотного зв'язку відправник і одержувач міняються комунікативними ро-

Лями. Ефективний обмін інформацією повинен бути двосторонньо спрямованим: зворотний зв'язок необхідний, щоб зрозуміти, якою мірою повідомлення було сприйнято й зрозуміле. Він сприяє зна­чному підвищенню ефективності комунікації.

З урахування вищезазначеного повинен будуватися комуніка­ційний процес, для реалізації якого до системи комунікації над­ходить інформація із зовнішніх та внутрішніх джерел. Аналіз ре­алізації комунікаційного процесу повинен виявити його недоліки, після чого інформація про них надходить до системи комунікацій, де приймаються дії щодо їхнього усунення й процес повторюється. Таким чином, система комунікацій підприємства повинна постій­но розвиватися й вдосконалюватися, що відповідає одному із за­гальних наукових принципів, яким має відповідати побудова ор­ганізаційного механізму й забезпечення функціонування системи комунікацій підприємства, її управління, реалізація цілей та за­вдань [53, 55, 58] (табл. 13.5).

Таблиця 13.5. Принципи побудови системи комунікацій підпри­ємства* № Принцип Сутність 1 Системності Передбачає організування системи комунікацій як комплекс взає­мозв'язаних елементів, що утворюють систему й її подальшу кон­солідацію із системами вищого порядку. 2 Стандарти­ Зації Передбачає упорядкування та регламентацію організування сис­теми комунікацій підприємства 3 Планування Базується на планах здійснення загальної комунікаційної політики 4 Вимірюван­ня та оцінок Функціонування системи комунікацій, її організування та стан по­винні постійно вимірюватися та оцінюватися 5 За- бов'язаності й політики Полягає у обов'язковому формуванні та здійсненні підприємством власної комунікаційної політики 6 Комплексної Автомати­ Зації Передбачає автоматизування таких процесів: збору та обробки інформації із внутрішніх та зовнішніх джерел; оцінювання ефекти­вності діяльності комунікаційної системи підприємства 7 Спеціаліза­ Ції Використання як інструменти комунікації спеціалізовані інформа­ційні системи. 8 Доступності Система комунікацій підприємства повинна бути організована та­ким чином, щоб всі задіяні у процесі комунікацій особи мали віль­ний доступ до інформації 9 Розвитку та удоскона­лення Передбачає постійне удосконалення системи комунікацій та відс - теження рівнів найбільш ефективно працюючих підсистем та під­розділів; впровадження нових технологій 10 Непере­ Рвності Раціональне організування процесів функціонування системи ко­мунікацій

*Примітка. Узагальнено та доповнено з використанням таких джерел [52, 54, 57].

Як інструменти реалізації комунікаційного процесу система комунікацій може використовувати ЗМІ, інтернет-ресурси, спеці­алізовані канали зв’язку та інформаційно-комунікаційні системи. Зміст дефініції «інформаційно-комунікаційна система» визнача­ється двома словами «комунікація» та «інформація». Як вже було зазначено вище, комунікація є процесом передачі інформації. Ін­формацію представник кібернетики Н. Вінер визначає як зміст, що отримується із зовнішнього світу в процесі пристосування до нього [60]. Об’єднувальним фактором між «інформацією» та «ко­мунікацією» виступають неперервні процеси формування, нако­пичення та руху даних між усіма зацікавленими сторонами. Та­ким чином, під інформаційно-комунікаційною системою слід ро­зуміти складно упорядковану систему збирання, накопичення та руху інформації між суб’єктами різних сфер суспільства.

Якщо інформація у ІКС буде мати екологічну спрямованість, то таку ІКС можна вважати спеціалізованою, тобто екологічно орієнтованою.

До інформаційного забезпечення такої ІСК належать збір, об­робка, аналіз і синтез даних екологічної спрямованості, побудова моделей, створення баз даних для користувачів. Вона має вміщу­вати в собі інформацію, отриману внаслідок здійснення екологіч­ного моніторингу й інформацію соціального характеру.

Основними функціями екологічно-орієнтованої ІКС повинні бути збір, обробка й збереження інформації про стан навколиш­нього природного середовища; здійснення прогнозування стану екологічних систем; розроблення систем прийняття ефективних соціальних та еколого-економічних рішень; сприяння полісторон - ньому формуванню розвитку екологічної освіти, виховання й сві­домості громадян; забезпечення вільного доступу до інформації всіх зацікавлених сторін.

Таким чином, з урахуванням вищезазначеного система кому­нікацій еколого-економічного управління підприємством може мати такий вигляд (рис. 13.6).

Таким чином, система комунікацій підприємства має бути по­будована за основними загальнонауковими принципами; відпові­дати поставленим цілям, а саме: забезпечувати комунікаційні взаємодії через рух інформації по прямих та зворотніх каналах зв’язків між всіма зацікавленими сторонами; вирішувати завдан­ня з використанням комунікаційних інструментів; аналізувати ефективність своєї діяльності та на основі виявлених недоліків

Вносити зміни у своє функціонування й бути інструментом реалі­зації комунікаційної політики підприємства. Заради ефективної реалізації комунікаційної політики підприємства необхідним є проведення аналізу організаційної структури, виявлення слабких сторін та впровадження заходів щодо її вдосконалення, що, у свою чергу, позитивно впливатиме на комунікаційні процеси підпри­ємства.

Рис. 13.6. Концепція системи комунікацій еколого-економічного управління підприємством

Перспективами подальшого дослідження є розроблення мето­дології оцінки ефективності системи комунікацій еколого- економічного управління.