Концепція системи комунікацій еколого-економічного управління підприємством
Глобальні екологічні проблеми, вирішення яких стосується світової спільноти, змушують змінювати не лише тип господарювання, а й світогляд. Сучасне виробництво, намагаючись відповідати екологічним цілям сьогодення, впроваджує нові досягнення науки та техніки стосовно охорони та збереження довкілля. Змінюється й управління промисловими підприємствами через удо-
Сконалення його інструментів, до яких відносять комунікації тощо. Складність та багатогранність поняття «комунікація», різноманіття її видів, типів та форм реалізації вимагають побудови системи, завдяки якій забезпечується отримання, рух та обробка інформації, що впливає на всі бізнес-процеси підприємства.
Різні питання комунікаційних взаємодій, орієнтування комунікацій підприємства на екологічне управління та його інформаційного забезпечення розглядали у своїх працях Т. Ю. Анопчен - ко [26], Е. Я. Басін [5], В. М. Бебик [6], Н. Вінер [60], Л. С. Вина - рик [22], Б. Кверк [24], М. Мескон [56], Т. М. Орлова [37], І. Н. Ро- зіна [34], К. Шеннон [36] та багато ін. Багатосторонні дослідження еколого-економічного управління висвітлюються у працях І. О. Александрова [4], Г. О. Білявського, Ю. М. Саталкіна,
В. Я. Шевчука [66], О. О. Веклич [12], О. В. Половяна, О. В. Родіо - нова, О. Б. Балакай [68], A. A. Садєкова [55] та багатьох ін. Проте в науковій літературі недостатньо уваги приділяється системному підходу до формування та реалізації комунікацій підприємства. У зв’язку з цим метою дослідження є формування концепції системи комунікацій еколого-економічного управління підприємством.
Поняття «комунікація» має декілька значень, саме повідомлення та передавання. Повідомлення розуміють як образ інформації (інформаційне повідомлення). Передавання означає взаємодію, обмін, рух. Комунікація також є засобом зв’язку будь-яких об’єктів, тобто, формує структуру системи. У широкому сенсі можна виділити два основні напрями використання терміна: як матеріальні комунікації (дороги, шляхи, сполучення) [17, 35] та як інформаційні комунікації (спілкування) [5, 6, 34, 55]. Слід зазначити, що ці напрями мають спільні ознаки — наявність зв’язку та рух, причому специфіка комунікації визначається специфікою її каналів зв’язку та відповідно характером руху інформації по них.
Оскільки досліджуване поняття «система комунікацій» стосується управління, то далі дефініція «комунікація» буде розглядатися як прямий та зворотній рух потоків інформації між всіма зацікавленими сторонами по чітко встановлених каналах зв’язку.
Якщо мова йде про організаційні комунікації, то вживається термін «система комунікацій» (СК). Під системою слід розуміти сукупність об’єктів та відносин між ними, що формують єдине ціле та мають стійкі зв’язки [22]. У той же час, Т. Ю. Анопченко визначає СК як сукупність інформаційних каналів, що дозволяють передавати дані ділового, інтелектуального та емоціонального
Змісту в організації між її співробітниками [26]. Б. Кверк розглядає СК як інструмент, завдяки якому організація може задіяти інтелектуальні та творчі здібності співробітників для створення благ [24]. Проте, оскільки організація є відкритою системою, то можна стверджувати, що визначення є неповними, оскільки не враховуються комунікаційні відносини організації з її зовнішнім середовищем: державними органами влади, споживачами, постачальниками та ін. Більш загальним є визначення Т. М. Орлової, яка характеризує СК як систему обміну інформацією, знаннями та інтелектуальною власністю у процесі формування та розвитку економічних систем [37].
Отже, система комунікацій має упорядковувати всі потоки інформації, які рухаються в організації (внутрішні комунікації підприємства) й між організацією та зовнішнім середовищем (зовнішні комунікації підприємства) таким чином, щоб всі зацікавлені сторони отримували актуальні й достовірні дані своєчасно й у повному обсязі.
У свою чергу, під екологічним управлінням (ЕУ) слід розуміти системну складову загальної системи управління, що має на меті здійснення екологічної політики й досягнення екологічних цілей [66]. Згідно з О. О. Веклич під ЕУ слід розуміти поетапний процес розроблення й реалізації стратегічних і тактичних рішень, спрямованих на раціональне використання та охорону навколишнього природного середовища на організаційних, економічних і правових засадах [12]. Так, ЕУ є діяльністю державних органів та економічних суб’єктів, яка спрямована на виконання природоохоронного законодавства, розроблення, а також реалізацію відповідних цілей, проектів, програм, а еколого_економічне управління є добровільною, ініціативною та результативною частиною загальної системи управління промисловим підприємством, яка орієнтована на реалізацію його власних екологічних цілей та проектів, розроблених на підставі принципів екологічної ефективності й екологічної безпеки [68].
Оскільки підприємство є складною та організованою системою, то й для оптимізації його діяльності, а саме для організування ефективної реалізації комунікацій слід застосовувати системний аналіз, який є сукупністю наукових методів і практичних прийомів вирішення різноманітних завдань на основі системного підходу. В основу методології системного аналізу покладено аналіз
Слабкої сторони та визначення завдання, розроблення її вирішення й удосконалення або загальна зміна системи [36].
Виявлення слабкої сторони здійснюється шляхом ідентифікації симптомів, що визначають невідповідність системи призначенню або недостатній її ефективності. Симптоми, що проявляються систематично, утворюють тенденцію. Ідентифікація симптомів проводиться шляхом виміру й аналізу різних показників системи, нормальне значення яких відомі. Відхилення показника від норми і є симптомом. Вирішення завдання полягає у ліквідації розходжень між існуючим і необхідним станом системи. Ліквідація розходжень може проводитися або шляхом удосконалення системи, або шляхом її заміни на нову. Рішення про вдосконалення або заміну системи приймається з урахуванням таких положень [56]. Якщо напрям удосконалення забезпечує істотне збільшення життєвого циклу системи й витрати не порівняно малі стосовно вартості розроблення системи, то рішення про її вдосконалення виправдано. В іншому випадку варто розглядати питання про її заміну.
Отже, слід розпочати з аналізу питань, з якими можуть зіткнутися підприємства при реалізації комунікаційних взаємодій. Оскільки будь-яке підприємство, незалежно від його розміру та виду діяльності, здійснює внутрішні та зовнішні комунікації, тому й недоліки можна розділити на дві групи залежно від виду комунікацій.
Питання про здійснення зовнішніх комунікацій можуть бути пов’язані із зміною зовнішнього середовища підприємства. Наприклад, із несумлінною діяльністю постачальників, партнерів та конкурентів, із зміною законодавчої бази країни, нестандартною поведінкою споживачів та ін. Ці проблеми передусім стосуються планування, організування, мотивування та контролю маркетингових комунікацій підприємства та можуть бути такими:
- відсутність чіткої системи маркетингових комунікацій підприємства (наприклад, безсистемне та непостійне ведення комунікаційного процесу із цільовими аудиторіями, внаслідок чого настає її зменшення, а отже, й зменшення прибутків);
- несвоєчасне укладання угод із партнерами, постачальниками та оптовими споживачами, що може призвести до збоїв у постачанні, псуванню й припиненню стосунків, що, у свою чергу, позначається на всіх сферах діяльності підприємства й становить фінансову загрозу його існуванню;
- нечіткі комунікаційні взаємодії в екстрених ситуаціях (наприклад, замовчування факту викидів виробництвом шкідливих речовин у навколишнє природне середовище, внаслідок чого, після викриття цього факту, псуються стосунки підприємства із контрагентами, що, у свою чергу, призводить до зменшення прибутків);
- порушення регламенту надання звітності до державних установ, що може призвести до накладання та стягування штрафів з підприємства, й внаслідок цього — до додаткового фінансового навантаження.
До внутрішніх комунікаційних недоліків можна віднести такі:
- погано організовані виробничі комунікації, що може призвести до збоїв у процесі виробництва, зриву поставок, невиконання умов договорів, а отже, й до додаткових фінансових втрат;
- загострення конфліктів при здійсненні неформальних комунікацій між співробітниками, що може призвести до збільшення плинності кадрів, що, у свою чергу, позначається на ефективності підприємства;
- слабку формалізацію вертикальних комунікацій, а саме: нерегламентований документообіг; дублювання функцій; суперечності в наказах та вказівках; хаотичність бізнес-процесів та ін., що також знижує ефективність діяльності підприємства.
Для усунення вищезазначених недоліків створюється система, перед побудовою якої слід проводити системний аналіз, основними компонентами якого є формулювання цілей; виявлення альтернативи або варіантів побудови нової чи вдосконалення старої системи; забезпечення ресурсною базою; встановлення критеріїв або показників, що дозволяють порівнювати різні альтернативи та вибору оптимальної; розроблення моделі, що позв'язує між собою цілі, альтернативи, ресурси й критерії відповідності з показниками.
Також слід зазначити, що спільними для двох груп недоліків є слабкі канали зв’язку або їх відсутність, відсутність зворотнього зв’язку, основною причиною яких є недосконала організаційна структура підприємства, відсутність загальної комунікаційної політики підприємства.
Для вирішення виділених питань слід визначити завдання, які постають перед підприємством. За такі виділено формування та реалізацію комунікаційної політики підприємства, упорядкування бізнес-процесів, стандартизацію комунікаційних взаємодій,
Здійснення екологічно спрямованих комунікацій, здійснення комунікацій у кризових екологічних ситуаціях, врегулювання питань, пов'язаних з безпекою продукції, врегулювання фінансових конфліктів між акціонерами та ін.
Формування цілей повинне відбуватися згідно з загальною комунікаційною політикою підприємства, що також необхідно відображати у концепції системи комунікацій підприємства. Комунікаційна політика містить у собі визначення цілей комунікації, канали її руху, ретельний аналіз змісту поширеної по різних аудиторіях інформації, планування зворотного зв'язку.
Комунікаційна політика виникає насамперед як відповідь на реальні проблеми й питання організацій. Існує алгоритм вирішення комунікаційних питань на підприємствах [60]. У першу чергу потрібно детально описати проблему. Необхідно дослідити моделі мислення цільових аудиторій. Провести глибоке дослідження щодо цілей діяльності, цінностей та стратегії поведінки цільових аудиторій, ключових програм їх поведінки, підкорюю - чись яким представники цільових аудиторій приймають ті або інші рішення. Після цього стає можливим побудова комунікаційної політики підприємства, яка враховуватиме та опиратиметься на реальні потреби підприємства.
Для успішної реалізації комунікаційної політики на підприємстві необхідно сформувати спеціалізований підрозділ, що включає аналітико-прогностичну прес-групу й групу зі зв'язків із громадськістю. Такий структурований підрозділ дозволить підприємству отримати можливість для своєчасного виявлення й рішення комунікаційних проблем; управляти вихідною з організації інформацією; більш чітко формувати цілі комунікації, орієнтуючись на цільові аудиторії; забезпечити високий рівень організування та якості зворотного зв'язку, що, у свою чергу, підвищить ефективність комунікацій.
Отже, заради ефективної реалізації комунікаційних взаємодій необхідним є удосконалення організаційної структури. Процес удосконалення організаційної структури складається з трьох етапів, на кожному з яких виконується ряд робіт з діагностики стану організаційної структури, розроблення заходів щодо її вдосконалення та здійснення необхідних змін.
При ініціюванні процесу реорганізації спочатку необхідно виявити слабкі сторони. Для цього використовуються такі інструменти:
1) аналіз організаційної структури й штатного розкладу, у ході якого досліджується раціональність існуючої схеми управління й штатний склад компанії;
2) дослідження організаційно-функціональної діяльності, результатом якого стають висновки про раціональність розподілу функцій у підрозділах і між співробітниками. При цьому, як правило, аналізуються положення про підрозділи, посадові інструкції та ін. документація;
3) оцінка персоналу, що передбачає аналіз ключових обов’язків працівників та їх відповідність встановленим вимогам.
Завданням розроблення нової організаційної структури є створення моделі цільового стану організації, що була б найбільш адекватна новим умовам функціонування. Цільовий стан оргст - руктури знаходить своє відображення в проектах організаційної структури, штатного розкладу, організаційно-функціональної моделі, плані проведення змін, переліку регламентуючих документів, які необхідно розробити або змінити з урахуванням впровадження нової оргструктури [7].
Зміни організаційної структури підприємства повинні істотно вплинути на реалізацію комунікаційного процесу. Існує безліч видів моделей комунікаційного процесу, які різняться за термінологією й кількістю елементів.
Класична модель комунікації була розроблена американським математиком К. Шенноном наприкінці 40-х рр. ХХ ст. Вона складалася з п'яти елементів (джерела інформації, передавача, каналу передачі, приймача та декодувальника), розташованих у лінійній послідовності (лінійна модель) [3].
За М. Месконом, під комунікаційним процесом слід розуміти обмін інформацією між двома або більше людьми. Основна мета комунікаційного процесу полягає у забезпеченні розуміння інформації, що є предметом спілкування, тобто повідомлення [31]. Однак сам факт обміну інформацією не гарантує досягнення ефективності спілкування людей, що брали участь у цьому процесі. Тому обґрунтованим й необхідним є наявність зворотнього зв’язку, ідея впровадження якого належить Н. Вінеру [13].
Під зворотнім зв'язком слід розуміти реакцію на повідомлення. Інформація (у вербальному або невербальному оформленні) відсилається назад відправникові, свідчить про міру розуміння, довіри до повідомлення, його засвоєння. За наявності зворотного зв'язку відправник і одержувач міняються комунікативними ро-
Лями. Ефективний обмін інформацією повинен бути двосторонньо спрямованим: зворотний зв'язок необхідний, щоб зрозуміти, якою мірою повідомлення було сприйнято й зрозуміле. Він сприяє значному підвищенню ефективності комунікації.
З урахування вищезазначеного повинен будуватися комунікаційний процес, для реалізації якого до системи комунікації надходить інформація із зовнішніх та внутрішніх джерел. Аналіз реалізації комунікаційного процесу повинен виявити його недоліки, після чого інформація про них надходить до системи комунікацій, де приймаються дії щодо їхнього усунення й процес повторюється. Таким чином, система комунікацій підприємства повинна постійно розвиватися й вдосконалюватися, що відповідає одному із загальних наукових принципів, яким має відповідати побудова організаційного механізму й забезпечення функціонування системи комунікацій підприємства, її управління, реалізація цілей та завдань [53, 55, 58] (табл. 13.5).
Таблиця 13.5. Принципи побудови системи комунікацій підприємства*
|
*Примітка. Узагальнено та доповнено з використанням таких джерел [52, 54, 57]. |
Як інструменти реалізації комунікаційного процесу система комунікацій може використовувати ЗМІ, інтернет-ресурси, спеціалізовані канали зв’язку та інформаційно-комунікаційні системи. Зміст дефініції «інформаційно-комунікаційна система» визначається двома словами «комунікація» та «інформація». Як вже було зазначено вище, комунікація є процесом передачі інформації. Інформацію представник кібернетики Н. Вінер визначає як зміст, що отримується із зовнішнього світу в процесі пристосування до нього [60]. Об’єднувальним фактором між «інформацією» та «комунікацією» виступають неперервні процеси формування, накопичення та руху даних між усіма зацікавленими сторонами. Таким чином, під інформаційно-комунікаційною системою слід розуміти складно упорядковану систему збирання, накопичення та руху інформації між суб’єктами різних сфер суспільства.
Якщо інформація у ІКС буде мати екологічну спрямованість, то таку ІКС можна вважати спеціалізованою, тобто екологічно орієнтованою.
До інформаційного забезпечення такої ІСК належать збір, обробка, аналіз і синтез даних екологічної спрямованості, побудова моделей, створення баз даних для користувачів. Вона має вміщувати в собі інформацію, отриману внаслідок здійснення екологічного моніторингу й інформацію соціального характеру.
Основними функціями екологічно-орієнтованої ІКС повинні бути збір, обробка й збереження інформації про стан навколишнього природного середовища; здійснення прогнозування стану екологічних систем; розроблення систем прийняття ефективних соціальних та еколого-економічних рішень; сприяння полісторон - ньому формуванню розвитку екологічної освіти, виховання й свідомості громадян; забезпечення вільного доступу до інформації всіх зацікавлених сторін.
Таким чином, з урахуванням вищезазначеного система комунікацій еколого-економічного управління підприємством може мати такий вигляд (рис. 13.6).
Таким чином, система комунікацій підприємства має бути побудована за основними загальнонауковими принципами; відповідати поставленим цілям, а саме: забезпечувати комунікаційні взаємодії через рух інформації по прямих та зворотніх каналах зв’язків між всіма зацікавленими сторонами; вирішувати завдання з використанням комунікаційних інструментів; аналізувати ефективність своєї діяльності та на основі виявлених недоліків
Вносити зміни у своє функціонування й бути інструментом реалізації комунікаційної політики підприємства. Заради ефективної реалізації комунікаційної політики підприємства необхідним є проведення аналізу організаційної структури, виявлення слабких сторін та впровадження заходів щодо її вдосконалення, що, у свою чергу, позитивно впливатиме на комунікаційні процеси підприємства.
Рис. 13.6. Концепція системи комунікацій еколого-економічного управління підприємством |
Перспективами подальшого дослідження є розроблення методології оцінки ефективності системи комунікацій еколого- економічного управління.